Posteingang automatisieren — in 7 Workflows.
Das Praxis-Playbook für Agenturen & KMU: von der Triage bis zum Freigabe-Flow.
- Triage & Kategorien
- Antwort-Entwürfe aus deinen Daten
- Der Freigabe-Flow
- Eskalation & SLA
- Messung & Optimierung
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Für Agenturen und KMU, die ihren Posteingang in den Griff bekommen wollen.
Praxis-Workflows
gespart pro Freigabe
kostenlos per Mail
Das steckt drin
Die 7 Workflows, die deinen Posteingang zähmen
Du musst den Posteingang nicht „wegautomatisieren". Du zerlegst ihn in sieben Schritte — die KI übernimmt die Vorbereitung, du gibst frei, was nach außen geht.
- 1
Triage & Kategorisierung
automatischJede eingehende Mail wird gelesen, einer Kategorie zugeordnet (Anfrage, Termin, Reklamation, Rechnung …), nach Dringlichkeit priorisiert und der richtigen Person zugewiesen.
- 2
Antwort-Entwürfe aus deinen Daten
mit FreigabeDie KI schreibt einen fertigen Vorschlag — gestützt auf deine eigenen Quellen: Preisliste, FAQ, frühere Antworten, CRM-Status. Dein Wissen, in deinem Ton.
- 3
Der Freigabe-Flow
mit FreigabeDu siehst Vorschlag, Begründung und Quellen. Ein Klick: freigeben, ändern oder ablehnen. Keine ausgehende Mail ohne diesen Schritt.
- 4
Standard-Auskünfte vollautomatisch
automatischWiederkehrende, eindeutige Fragen — Sendungsstatus, Öffnungszeiten, Standardkonditionen — werden ohne Wartezeit beantwortet. Der klassische Autopilot-Fall.
- 5
Eskalation & SLA
automatischDringendes (verärgerter Kunde, nahende Frist, VIP) wird erkannt und nach vorne gezogen. Reaktionsziele werden überwacht — nichts bleibt liegen.
- 6
Wertschwellen & Ausnahmen
mit FreigabeÜber definierten Grenzen (Auftragswert, Rabatt, Kulanz) oder bei Anomalien (neuer Kunde, untypische Menge) wird immer ein Mensch eingebunden.
- 7
Messung & Optimierung
automatischFreigabe-Quote, Zeit je Vorgang, Auto-Quote, Korrektur-Themen — du misst die richtigen Kennzahlen und justierst die Schwellen nach, wenn das Vertrauen wächst.
Praxisbezug
In deinen Tools — nicht in noch einem Tool
Freigegebene oder eskalierte Fälle landen automatisch dort, wo dein Team schon arbeitet: als Nachricht, Ticket oder Aufgabe. Das senkt den internen Abstimmungsaufwand spürbar.
Reversibel & eindeutig: läuft automatisch. Nach außen wirkend: erst nach deinem Klick.
So sparst du die Stunden, behältst aber die Sekunden, die zählen. Genau das ist Y.olo Mails — sieh dir den vorbereiteten Posteingang live an.
Automatisieren ohne Bauchschmerzen
Kundenmails enthalten personenbezogene Daten. Y.olo ist von Grund auf darauf gebaut.
EU-gehostet
Hetzner Frankfurt · Mistral Paris
Zero-Data-Retention
kein Training mit deinen Daten
Human-in-the-Loop
Mensch gibt jede Aktion frei
AVV inklusive
Art. 28 DSGVO
Häufige Fragen zur E-Mail-Automatisierung
Wie schnell ist mein Posteingang automatisiert?
In zwei Wochen. Woche 1: Triage + Antwort-Entwürfe für eine Mailbox, alles mit Freigabe. Woche 2: Standard-Auskünfte automatisieren und Wertschwellen setzen. Danach: messen und ausweiten. Kein Großprojekt nötig.
Geht eine Mail jemals ungeprüft raus?
Nur die, bei denen du es ausdrücklich erlaubst — eindeutige, reversible Standard-Auskünfte (z. B. Sendungsstatus). Alles, was nach außen wirkt oder Ermessen braucht, läuft über den Freigabe-Flow: Die KI bereitet vor, ein Mensch gibt frei.
Funktioniert das mit meinen Tools?
Ja. Y.olo dockt an das an, was du schon nutzt — Mail, Helpdesk (Zendesk, Freshdesk), CRM, Slack oder Teams. Freigegebene und eskalierte Fälle landen dort, wo dein Team ohnehin arbeitet. Kein „noch ein Tool".
Ist E-Mail-Automatisierung DSGVO-konform?
Ja — bei EU-Hosting, einem Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28) und menschlicher Freigabe für verbindliche Antworten (Art. 22). Genau so ist Y.olo gebaut. Mehr dazu in unserer DSGVO-KI-Checkliste.
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7 Workflows zum Nachbauen — sofort per Mail, kostenlos. Damit dein Posteingang vom Zeitfresser zum Selbstläufer wird.